Huishoudelijk reglement T.V. De Greensetters:
Statutair gevestigd te Sint Nicolaasga, gemeente De Fryske Marren aan de Noed 2A op het sportcomplex It Skarlân.
Artikel 1. Doel van de vereniging: Het bestuur is verantwoordelijk voor het vorm, inhoud en uitvoering geven van artikel 3 van de statuten waarin het doel van de vereniging staat omschreven.
Artikel 2. Reglementen: Het bestuur is verantwoordelijk voor het reglement m.b.t. speel- en oefentijden en andere, al dan niet door de Algemene Leden Vergadering (hierna te noemen ALV) vastgestelde, reglementen en/of gedragsregels.
Artikel 3. Lidmaatschap: Iedereen kan lid, zoals beschreven in artikel 4 van de statuten, worden. Het lidmaatschap is niet afhankelijk van woon- en of verblijfplaats.
Artikel 4. Duur lidmaatschap en contributie: Een lidmaatschap wordt aangegaan voor het lopende kalenderjaar van 1 januari tot en met 31 december. De contributie dient binnen 1 maand na ontvangst van de e-mail te zijn voldaan. Ook is het mogelijk een machtiging tot incasso af te geven.
Artikel 5. Wanbetaling: Een lid wordt maximaal 2 maal schriftelijk, waarbij de tweede keer aangetekend, verzocht aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen. Kosten die voortvloeien uit incasso door derden, dan wel uit juridische procedures, komen voor rekening van het betreffende lid.
Artikel 6. Schorsing en beroep: Een lid kan conform artikel 7 van de statuten door het bestuur worden geschorst. Deze schorsing wordt schriftelijk gemotiveerd en via een aangetekende brief gedaan met daarin benoemd de startdatum en de duur van de schorsing. Het lid kan in de eerstvolgende ALV zijn schorsing aanvechten of binnen een maand na de schorsingsdatum een verzoek indienen bij het bestuur voor de instelling van een zogenaamde beroepscommissie. Deze commissie bestaat uit 1 lid namens het bestuur en 1 lid namens het geschorste lid. Beide leden benoemen gezamenlijk een derde lid als voorzitter voor de commissie. De uitspraak van deze commissie is bindend.
Artikel 7. Mutaties: Persoonsgegevens, adreswijzigingen of andere mutaties in de persoonsgegevens worden binnen 14 dagen schriftelijk dan wel via de e-mail of via de website van de vereniging doorgegeven aan het secretariaat i.c. de ledenadministratie.
Artikel 8. Introducés: Leden mogen maximaal 2 keer per jaar een introducé meenemen naar de baan. Hiertoe dienen ze telefonisch of schriftelijk toestemming te vragen aan één van de bestuursleden. Misbruik kan leiden tot het financieel in rekening brengen van 1/12 gedeelte van de contributie, te betalen door het in overtreding zijnde lid.
Artikel 9. Gastlidmaatschap: In afwijking van de statuten en de duur van het normale lidmaatschap, kan het bestuur tijdelijk aan vakantiegangers toestemming verlenen voor het bespelen van de banen. Er vindt verrekening van contributieplaats op basis van een lidmaatschap voor 3 maanden. De gasten krijgen op basis na betaling van het op dat moment geldende waarborgsom tijdelijk een sleutel tot hun beschikking.
Artikel 10. Regels m.b.t. de zittingsduur bestuursleden: Bestuursleden stellen zich beschikbaar voor een zittingstermijn van 3 jaar en zijn voor nog 1 termijn herkiesbaar. In afwijking van deze termijnen kan de ALV een bestuurslid voor een 3e termijn van 3 jaar toestemming verlenen. Eventuele verlengingen daarna kunnen alleen met algemene toestemming door de ALV.
Artikel 11. Rooster van aftreden bestuur: Het bestuur houdt een rooster van aftreden bij en voegt deze toe bij de agenda van de ALV.
Artikel 12. Vacatures bestuur: Bij tussentijdse of vroegtijdige vacatures in het bestuur worden de taken in beginsel overgenomen en verdeeld onder de overige bestuursleden. Dit tot het moment waarop in de ALV in de vacature is voorzien. Voor de start van de zittingstermijn geldt de formele aanstelling in de ALV. Indien door tussentijds en vroegtijdig vertrek van bestuursleden het aantal leden onder de 3 daalt (artikel 7 statuten) wordt een buitengewone ALV bijeen geroepen.
Artikel 13. De voorzitter: De voorzitter leidt vergaderingen en treedt bij officiële gelegenheden op als woordvoerder voor de vereniging. Hij ziet toe op het nakomen van de bepalingen uit de statuten, het huishoudelijk reglement en de uitvoering van genomen besluiten. Bij zijn afwezigheid neemt de secretaris zijn taken waar.
Artikel 14. Verdeling functies bestuur: De functies van de bestuursleden, met uitzondering van die van de voorzitter, kunnen door de bestuursleden in onderling overleg worden verdeeld.
Artikel 15. De penningmeester: De penningmeester is verantwoordelijk voor een adequaat beheer van alle financiële middelen en processen. Hij draagt zorg voor een duidelijk, overzichtelijk en aan de gangbare normen voldoende financiële boekhouding. Jaarlijks brengt hij verslag uit van het afgelopen boekjaar en stelt hij, in en na overleg met de overige bestuursleden, de begroting op voor het nieuwe boekjaar. Bij tussentijds aftreden legt hij aan het bestuur binnen 14 dagen na zijn bedanken, rekening en verantwoording af.
Artikel 16. Financiële verantwoording: Het financiële verslag en de nieuwe begroting worden voor goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 17. Kascommissie: De kascommissie bestaat uit 2 leden die in de Algemenen Ledenvergadering worden gekozen. De zittingsduur is een termijn van 2 jaar. Het bestuur houdt een rooster van aftreden bij. Alleen leden zoals benoemd in artikel 4, de leden 2, 3 en 6 van de statuten kunnen zich kandidaat stellen dan wel lid zijn van deze commissie.
Artikel 18. Controle en verantwoording van de boekhouding: De penningmeester in het bijzonder alsmede elke bestuurslid in het algemeen, is verplicht volledig mee te werken aan een doelmatige controle van het financieel beheer van de vereniging. Dit houdt zowel het verstrekken van inlichtingen in als het inzage bieden van benodigde en gevraagde bescheiden door leden van de kascommissie. De kascommissie legt verantwoording af tijdens de ALV. Deze verantwoording wordt vastgelegd in de notulen van de ALV. Als de kascommissie problemen signaleert en daarop niet een bevredigend antwoord krijgt, wordt contact opgenomen met de voorzitter. Deze stelt zich middels een gesprek op de hoogte van de gang van zaken in bijzijn van de kascommissieleden en de penningmeester. De kascommissie houdt haar onafhankelijke positie en legt, ongeacht de uitkomsten van dit gesprek, verantwoording af aan de ALV.
Artikel 19. De secretaris: De secretaris is belast met het secretariaat van de vereniging. Deze draagt onder meer (mede) zorg voor de agenda en notulen van de bestuursvergaderingen, commissievergaderingen en ALV´s, de correspondentie die wordt gevoerd en het op deugdelijke wijze beheren van het archief van de vereniging en het ledenbestand.
Artikel 20. Bestuursvergadering: Het bestuur vergadert minimaal 6 x per jaar dan wel zo vaak als de voorzitter of tenminste 2 andere bestuursleden dit nodig vinden. Bestuursvergaderingen worden minimaal 2 dagen van te voren uitgeschreven. Geldige besluiten kunnen alleen worden genomen als tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is en alleen bij meerderheid van stemmen.
Artikel 21. De Algemene Leden Vergadering: De uitnodiging voor het bijwonen van de ALV geschiedt schriftelijk door middel van het toezenden van de agenda en bijhorende stukken aan de leden genoemd onder artikel 4, lid 2, 3, 4, 5 en 6 van de statuten.
Artikel 22. Inhoud Algemene Leden Vergadering: In de Algemene Leden Vergadering komen in ieder geval de volgende punten aan de orde :
· Het bestuur brengt verslag uit over de (financiële) stand van zaken in de vereniging;
· De nieuwe begroting;
· De verkiezing van bestuur- en/of (kas-)commissieleden;
· De contributie;
· Punten die op grond van de statuten goedkeuring van de ALV behoeven.
Artikel 23. Orde van de ALV: Een lid met stemrecht (art. 4, lid 2, 3 en 6) brengt in de ALV één stem uit. Kandidaatstelling voor bestuursfuncties vindt tot maximaal een half uur voor de vergadering bij één van de bestuursleden plaats. Bij een enkelvoudige kandidaatstelling wordt alleen schriftelijk gestemd als de kandidaat niet bij acclamatie wordt verkozen. Bij een twee of meervoudige kandidaatstelling wordt een schriftelijke stemming gehouden. Degene die bij eerste stemming de meeste stemmen van de leden heeft ontvangen, is gekozen. Bij een staking der stemmen wordt een tweede schriftelijk stemming gehouden voor die kandidaten die een gelijk aantal stemmen kregen. Eventueel wordt bij een weer een staking der stemming een derde ronde gehouden. Daarna vindt loting plaats. Over alle andere zaken van de ALV wordt mondeling gestemd. Hierbij beslist de gewone meerderheid. Bij een staking der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Artikel 24. Commissies: Op verzoek van het bestuur kunnen in de ALV commissies worden benoemd die het bestuur bijstaat bij het voorbereiden en leiden van activiteiten. Te denken valt hier aan toernooi-, wedstrijd-, baan- , kantine-, onderhoud-, jeugd- en sponsorcommissies.
Artikel 25. Rechten en verplichtingen der leden: Een ieder die toetreedt als lid van TV De Greensetters, verklaart zich te zullen onderwerpen aan de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en aan alle regelingen, welke zijn of nog zullen worden vastgesteld.
Artikel 26. Aanmelding: Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 der Statuten dient vermeld te worden:
· naam en voorletters, evt. roepnaam;
· geboortedatum;
· adres, postcode en woonplaats;
· telefoonnummer;
· evt. tennisverleden;
Na aanmelding en toelating wordt aan de betrokkene een betalingsmail verzonden.
Artikel 27. Huishoudelijk reglement en statuten: De statuten en het huishoudelijk reglement liggen ter inzage in het clubhuis. Ook zijn deze te vinden op de website van de vereniging.
Artikel 28. Verhaal van schade: Schade aan één of meer bezittingen van de vereniging, toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid, of bij minderjarigheid van dat lid op zijn/haar ouders/verzorger(s)/voogd(es) worden verhaald.
Artikel 29. Aansprakelijkheid: De vereniging is niet aansprakelijk voor ontvreemding of zoekraken van eigendommen van leden of bezoekers.
Artikel 30. Gebruik faciliteiten: Ieder spelgerechtigd lid heeft het recht tot gebruik van de algemene voorzieningen van de vereniging. De vereniging zal het lid in staat stellen toegang te verkrijgen tot deze voorzieningen. Ieder lid dat als laatste het tennispark verlaat heeft de verplichting zorg te dragen voor het afgesloten achterlaten van de voorzieningen. Ieder lid dient voorafgaand op datum van beëindiging van het lidmaatschap de hem beschikbare gestelde middelen voor het verkrijgen van toegang tot de ledenvoorzieningen van de vereniging te retourneren aan het bestuur van de vereniging. Bij het betreden van de tennisbanen zijn de leden verplicht tenniskleding en -schoeisel te dragen.
Artikel 31. Gebruik banen: Bij gebruikmaking van de banen zijn de leden verplicht de bepalingen van Het Baanreglement stipt op te volgen. Het Baanreglement ligt voor een ieder ter inzage in het clubgebouw en is te vinden op de website.
Artikel 32. Publicaties: Op het tennispark mogen geen mededelingen worden aangebracht of stukken ter lezing of ter ondertekening worden neergelegd, dan met goedkeuring van het bestuur.
Artikel 33. Verplichtingen m.b.t. kantine: De seniorleden zijn verplicht in één kalenderjaar 1 maal een kantinedienst of schoonmaakdienst te verrichten. De roosters worden aan het begin van het seizoen naar de leden gemaild. Ook hangt het schema in de kantine en is deze te vinden op de website. De leden zorgen zelf voor vervanging en dragen ook zorg voor het doorgeven van de sleutel van de kantine aan de volgende in het rooster.
Artikel 34. Interpretatie m.b.t. dit reglement: Indien een artikel van dit reglement voor verschillende uitleg vatbaar is, dit ter beoordeling van het bestuur, dan is de uitleg van het bestuur te allen tijde bindend en onherroepelijk.
Artikel 35. Afwijkingen: In gevallen waarin de Statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur onder nadere goedkeuring van de eerstvolgende ALV.
Artikel 36. Wijziging van de Statuten en huishoudelijk reglement: Wijziging van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement geschiedt volgens regels, vastgesteld in de Statuten, artikel 17 en 19.
Artikel 37. Vaststelling: Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de ALV van 16 februari 2010 en vervangt alle voorgaande huishoudelijke reglementen.
Opgesteld januari 2010.
Bestuursleden :
A. van der Wal, Voorzitter
K. Postma, Secretaris
G. Koopmans, Pennningmeester
N. Boertjens, Ledenadminstratie